10 tips voor effectieve bescherming van de clubkas

Penningmeesters doen wel eens een greep in de clubkas. Volgens de Vereniging NOV wordt zo jaarlijks zeker 10 miljoen euro achterover gedrukt.

Penningmeesters doen wel eens een greep in de clubkas. Volgens de Vereniging Nederlandse Organisaties Vrijwilligerswerk (NOV) wordt zo jaarlijks 10 miljoen euro achterover gedrukt.

 

Sportclubs zijn vaak vriendenclubs. En wat je in je vrije tijd samen met anderen doet, moet wel een beetje leuk blijven. Dat moet in goed vertrouwen gaan en zonder wantrouwen.

Vaak geen hebzucht

“Penningmeesters die geld verduisteren, doen dit meestal niet uit hebzucht”, stelt Ronald Hetem, projectleider bij Movisie. Hij ziet dat zij vaak geld uit de clubkas ‘lenen’ om problemen op te lossen of een verslaving te bekostigen.

“Ik heb ook wel meegemaakt dat iemand een familielid met de beste bedoelingen geld had geleend. Zij hebben dan de intentie om het geld weer terug te betalen als het weer beter gaat. Maar als het dan niet beter gaat, blijft het geld weg.”

Doe direct aangifte

De NOV adviseert om direct aangifte te doen als het geld weg blijft. Veel clubs hebben de neiging om de fraude intern op te lossen. Die oplossing maakt de kans echter nog kleiner dat het geld ooit nog terug komt.

Voorkomen beter dan genezen

“Maar voorkomen is natuurlijk nog beter”, zegt Hetem. “Houd vooral de geldstromen in de gaten. Zorg ervoor dat de penningmeester niet als enige bij het geld kan en stel een goede kascommissie aan. En word achterdochtig zodra een penningmeester de jaarrekening niet kan uitleggen.” Neem vooral de volgende maatregelen:

1 Contant geldverkeer

Laat de ontvangsten en betalingen zoveel mogelijk per bank plaatsvinden. De kans op diefstal wordt hierdoor kleiner.

2 Controle van betalingen

Laat een bestuurslid (niet de penningmeester) maandelijks àlle uitgaande geldstromen en opnamen controleren. Doe dat aan de hand van originele rekeningafschriften of alle mutaties via internet. De controleur moet kunnen internetbankieren zonder betalingen te kunnen verrichten.

3 Controle van de clubkas

Controle van de clubkas door een kascommissie is wettelijk verplicht voor elke vereniging. Het bestuur moet stimuleren dat de kascommissie deskundig is en deze van alle gevraagde informatie en ondersteuning voorzien.
De kascommissie maakt zoveel mogelijk gebruik van checklists. De Kascommissiegids is daarvoor een goed uitgangspunt.

4 Betalingen aan bestuursleden

Leg schriftelijk vast welke vergoedingen bestuursleden mogen declareren en binnen welke termijn dat moet gebeuren. Bestuursleden mogen nóóit geld lenen van de club.

5 Uitsluitend gefiatteerde betalingen

De penningmeester controleert of er voor een betaling een schriftelijk fiat aanwezig is. Een fiat kan ook worden vereist voor betalingen boven een bepaald bedrag. Als één bestuurslid alle betalingen fiatteert, kan hij of zij ook periodiek controleren of alle betalingen zijn gefiatteerd.

6 Limieten instellen

Er kan een limiet worden ingesteld voor het maximale bedrag dat per dag mag worden overgeboekt. Het bestuurslid dat deze limiet mag instellen moet iemand anders zijn dan degene die de betalingen verricht.

7 Procedures rond contant geld

Als er op de club contant geld omgaat, zorg dan voor sluitende procedures. Stort alle contante gelden af bij de bank zodat de kascommissie deze goed kan controleren. Beperk ook de hoeveelheid geld in de clubkas en spreek een maximumbedrag af. Stort boven dit bedrag ook altijd direct af.

Laat bij collectes e.d. de contante opbrengst altijd door twee personen tellen. Zij moeten de getelde bedragen noteren en daarvoor tekenen. Werk in de kantine met een kassa en laat tussentijdse controles door de kascommissie uitvoeren.

Zorg bij kaartverkoop voor genummerde kaartjes. Stel dagelijks de aansluiting vast tussen het aantal verkochte kaartjes en het ontvangen geld.

8 Referenties

Doe navraag bij de organisaties waar de vrijwilliger werkzaam was voordat de club een nieuwe penningmeester aanstelt. Vraag hem of haar altijd om een VOG (Verklaring Omtrent Gedrag).

9 Offertes

Vraag bij investeringen of grote uitgaven boven een bepaald bedrag altijd bij ten minste drie aanbieders een offerte aan.

10 Registreer bezittingen

Houd een administratie bij van alle bezittingen van de club en inventariseer periodiek of alle deze bezittingen er nog zijn.

Please follow and like us:
error
Op de hoogte blijven? Meld je hier aan voor de nieuwsbrief!

Partners

SportStroom helpt clubs mede bij het financieren en de uitvoering van energiebesparende maatregelen. Maar ook bij het aanvragen van subsidies.PIN Voorschot zorgt simpel en snel voor extra geld voor uw sportclub. U lost dagelijks automatisch en ongemerkt een vast percentage van uw PIN-omzet af.Clubbier helpt sportclubs om een inkoopcollectief voor tapbier te startenDe gemeente Zeewolde als oneerlijke concurrent en jachthaven exploitant