ALV ledenoproeping niet uitsluitend via de website

September en oktober zijn voor (voetbal)verenigingen traditiegetrouw de maanden waarin de jaarlijkse Algemene Ledenvergadering (ALV) plaatsvindt. Het zijn tevens de maanden waarin de statuten en reglementen worden afgestoft om na te gaan hoe een ALV ledenoproeping ook alweer in z’n werk gaat.

Bijeenroepen en oproepen

De wet maakt geen onderscheid in het bijeenroepen, een besluit van het bestuur om een ALV te houden en het oproepen van de leden (de uitnodiging c.q. oproep aan de leden om de ALV bij te wonen).

Niet-genomen besluiten

Het is echter zeer van belang dat de ledenvergadering op een juiste wijze bijeen wordt geroepen en de ALV ledenoproeping op de juiste wijze plaatsvindt. Mocht de ALV niet op een juiste wijze worden bijeengeroepen, dan is er overeenkomstig de wet geen sprake van een bijeenkomst die als ALV kan worden gekwalificeerd en dus zijn de genomen besluiten tijdens die bijeenkomst niet-genomen besluiten. Het is voor sportverenigingen belangrijk om hier bij stil te staan.

Verantwoording

De wet bepaalt dat jaarlijks ten minste één ALV plaats moet vinden waarin het bestuur (financieel) verantwoording aflegt aan de leden en goedkeuring vraagt aan de algemene ledenvergadering. Deze algemene (leden)vergadering moet binnen zes maanden na afloop van het boekjaar worden bijeengeroepen (vaak gelijk gesteld aan het sportseizoen). De wijze waarop de ALV ledenoproeping moet worden gedaan, dient beschreven te staan in de statuten. Het is gebruikelijk dat leden per brief of via een mededeling in het clubblad worden geïnformeerd.

Elektronisch oproepen

Bij veel verenigingen vindt de ALV ledenoproeping uitsluitend langs elektronische weg plaats, bijvoorbeeld via een e-mail of een mededeling op de website. De Wetgever heeft in 2006 elektronische oproeping mogelijk gemaakt maar daar voorwaarden aan gesteld. Zo moet een lid met elektronische oproep hebben ingestemd, daarvoor een ontvangstadres kenbaar hebben gemaakt en het bericht dient leesbaar en reproduceerbaar zijn.

De toestemming moet dus uitdrukkelijk zijn verkregen. Dit kan voor nieuwe leden bijvoorbeeld door dit aan te laten geven op het aanmeldingsformulier. De reproduceerbaarheid en leesbaarheid van een bericht voorkomen dat een ALV ledenoproeping uitsluitend mondeling wordt gedaan.

Uitnodiging via ALV ledenoproeping

Indien niet uitdrukkelijk toestemming is verkregen van de leden, kan niet worden volstaan met een e-mailbericht en publicatie op de website van de oproep om de ALV bij te wonen. Ook al is toestemming verkregen, dan is het oproepen niet hetzelfde als het plaatsen van de oproep op de verenigingswebsite. De wet spreekt immers van het toezenden van het bericht naar een, door het lid bekendgemaakt, ontvangstadres en niet van publicatie.

Besluiten uit het verleden

Het onjuist oproepen van de leden maakt dat de besluiten die op een ALV genomen worden, vernietigbaar zijn. Het niet volgen van de juiste procedure kan derhalve grote gevolgen hebben voor alle besluiten die in het verleden zijn genomen. Het is dus van groot belang dat sportverenigingen doordrongen zijn van een juiste wijze van bijeenroepen.

    Op de hoogte blijven? Meld je hier aan voor de nieuwsbrief!

    Partners

    SportStroom helpt clubs mede bij het financieren en de uitvoering van energiebesparende maatregelen. Maar ook bij het aanvragen van subsidies.De gemeente Zeewolde als oneerlijke concurrent en jachthaven exploitantClubbier helpt sportclubs om een inkoopcollectief voor tapbier te starten