Verwerkersovereenkomst belangrijkste onderdeel AVG

Moet uw sportclub voor de nieuwe AVG nou wel of niet een verwerkersovereenkomst hebben?

De nieuwe Algemene Verordening Gegevensbescherming of AVG bepaalt wat persoonsgegevens zijn. Maar de nieuwe wet bepaalt vooral ook hoe je met deze gegevens moet omgaan en waarvoor je deze wel of niet mag gebruiken.

Sportverenigingen moeten vanaf 25 mei 2018 voldoen aan de AVG. Maar wanneer moet een sportclub een verwerkersovereenkomst hebben en wat moet daar dan precies in staan?

Persoonsgegevens

Bijna alle sportclubs verwerken standaard, maar ook bijzondere persoonsgegevens. Meestal in een database met gegevens over (ex-)leden, vrijwilligers en personeelsleden. Gegevens die vaak worden gebruikt en die ook bijvoorbeeld met een sportbond worden gedeeld.

Verwerkersovereenkomst

Maar wat nou als de club anderen met de persoonsgegevens van de leden of het personeel laat werken? Dan moet de club een zogeheten verwerkersovereenkomst opstellen. En dat is al snel het geval.

Denk bijvoorbeeld aan een online boekhoudpakket waarmee de club werkt. Of het uitbesteden van incasso van de contributie of de verzending van de nieuwsbrieven van de club. Maar ook de ledenadministratie die buiten de deur wordt gedaan en de informatie die in de cloud worden opgeslagen.

Software beheer

Maar ook de software waarmee de persoonsgegevens zullen worden verwerkt. Die wordt vaak namelijk buiten de deur beheerd en niet binnen een eigen ICT-omgeving. In al deze gevallen wordt een verwerkingsovereenkomst wettelijk verplicht.

Inhoud

De verwerkersovereenkomst van de AVG is dus een belangrijk document waarin o.a. wordt vastgelegd waarvoor de persoonsgegevens mogen worden verwerkt.

Maar ook welke veiligheidsmaatregelen getroffen moeten worden en waar de persoonsgegevens worden opgeslagen. En de mogelijkheden om een audit uit te voeren en of de verwerker ook subverwerkers mag inschakelen voor de verwerking. Al met al dus best complex.

Vragen

Veel sportclubs zullen een aantal vragen hebben of de behoefte om een verwerkersovereenkomst te laten toetsen of opstellen. Die clubs kunnen daarvoor per e-mail contact opnemen met DAS of even bellen met de AVG-sportdesk van DAS op 020 651 7666.

    Op de hoogte blijven? Meld je hier aan voor de nieuwsbrief!

    Partners

    SportStroom helpt clubs mede bij het financieren en de uitvoering van energiebesparende maatregelen. Maar ook bij het aanvragen van subsidies.Clubbier helpt sportclubs om een inkoopcollectief voor tapbier te startenDe gemeente Zeewolde als oneerlijke concurrent en jachthaven exploitant