Mag bestuur e-mail van ex-clubbestuurder lezen?

Een bestuurder die uit een bestuur treedt, kan op zijn adres nog e-mail ontvangen die voor de club relevant kan zijn. Mag dat volgens de AVG?

Een bestuurder die uit een clubbestuur treedt, kan op zijn of haar adres nog e-mail ontvangen die voor de club relevant kan zijn. Denk aan verzoeken die voor de club (commercieel) van belang kunnen zijn. Maar mag dat wel van de AVG?

 

Nadat een bestuurder is gestopt, houdt de club zijn of haar e-mailaccount doorgaans nog even aan. Maar let op want daarmee maakt de club inbreuk op de privacy.

Twee grondslagen

De club kan de ex-bestuurder vragen om toegang tot het e-mailaccount te mogen houden. Hij of zij moet die toestemming volgens de AVG ‘vrijelijk’ en zonder dwang verlenen.

De Autoriteit Persoonsgegevens verwacht van sportclubs desgevraagd, dezelfde zorgvuldigheid als van werkgevers. Op grond van de AVG bestaan twee grondslagen waarop een club een beroep kan doen. Dat zijn de ‘vrijelijke toestemming’ en het ‘gerechtvaardigd belang’.

Gerechtvaardigd belang

Een andere optie is het e-mailaccount van de ex-bestuurder aan te houden op basis van een ‘gerechtvaardigd belang’. Dan gaat het om het clubbelang zodat leden en/of relaties te woord gestaan kunnen blijven worden.

Bij het inzien van de e-mail moet een club wel voorkomen dat privéberichten worden bekeken die eventueel op het clubaccount binnenkomen. Vaak is het vrij eenvoudig om te beoordelen of een bericht privé is.

Inzagetermijn e-mail

Een club moet een termijn verbinden aan de inzage van het e-mailaccount van de ex-bestuurder. De duur daarvan hangt mede af van de functie die hij of zij had.

Als sprake was van een ‘commerciële’ functie, dan zal een langere termijn zijn toegestaan dan wanneer sprake is van een administratieve functie. Een periode van 6 maanden na vertrek is daarvoor redelijk.

Afspraken vastleggen

Een clubbestuur doet er goed aan om een bestuurder vooraf te informeren over het aanhouden van het e-mailaccount na vertrek. Het is handig als een club de afspraken hierover zorgvuldig vastlegt zodat daarover later geen onduidelijkheid bestaat.

Clubs kunnen klanten of leden ook actief berichten dat het betreffende bestuurslid ermee is gestopt. Het kan ook praktisch zijn om een afwezigheidsmelding in te stellen.

    Op de hoogte blijven? Meld je hier aan voor de nieuwsbrief!

    Partners

    SportStroom helpt clubs mede bij het financieren en de uitvoering van energiebesparende maatregelen. Maar ook bij het aanvragen van subsidies.De gemeente Zeewolde als oneerlijke concurrent en jachthaven exploitantClubbier helpt sportclubs om een inkoopcollectief voor tapbier te starten