Kascontrole van uw sportvereniging, hoe doe je dat?

De kascommissie van uw sportvereniging controleert ieder jaar de jaarrekening. Maar hoe voert u een goede kascontrole uit? En wat is het verschil tussen factuurcontrole en kostencontrole?

 

Tips voor uw kascommissie, want vertrouwen is goed maar de controle moet óók goed zijn.

Factuurcontrole of kostencontrole?

De kascommissie controleert natuurlijk de kosten die in de resultatenrekening (ook wel exploitatierekening) staan. Eén van de controlepunten is of er wel voor elke betaling een betalingsbewijs aanwezig is. Het startpunt voor deze kascontrole moet dus niet de facturen-ordner zijn (met andere ‘betalingsbewijzen’ zoals bonnetjes) maar een kostenspecificatie.

Omgekeerde werkwijze

Als er een factuur ontbreekt komt u daar niet achter door te kijken of deze ook is geboekt. Dat merkt u pas door in de administratie na te gaan of er tegenover elke boeking een factuur aanwezig is.
Tip: Deze werkwijze is dus precies de omgekeerde werkwijze van de manier waarop veel kascommissies nu controleren.

Kostenspecificatie

Het startpunt voor de kostencontrole is dus een specificatie van de kosten. Dat is niets anders dan een lijst waarop alle geboekte kosten staan met de betalingsdatum en een korte omschrijving. Meestal kan de penningmeester zo’n specificatie leveren door een print te maken van de geboekte kosten, gesorteerd op datum.
Tip: Een goede specificatie heeft een totaaltelling die overeenkomt met het in de resultatenrekening genoemde kostenbedrag.

Factuurcontrole

Een belangrijk punt van de kascontrole is dat een factuur geen bewijs van betaling is. Er zijn namelijk ook facturen die niet betaald worden. Bijvoorbeeld omdat de geleverde goederen aan de leverancier teruggestuurd zijn. Of omdat sprake is van een valse factuur die de penningmeester heeft gemaakt om de kascommissie te misleiden.

Is de factuur ook echt betaald

De kascommissie moet dus niet alleen nagaan dat er voor elke kostenboeking een factuur is. De commissie moet ook checken of een factuur ook daadwerkelijk betaald is. Dat kan eenvoudig door de dagafschriften van de bankrekening te raadplegen.
Tip: Controleer óf er betaald is maar ook of het rekeningnummer en leveranciersnaam op het dagafschrift overeenkomen met het rekeningnummer en de naam van de leverancier die op de factuur staan.

Valse factuur

Als er sprake is van een valse factuur, dan verschillen doorgaans de rekeningnummers en de namen. Als een penningmeester een valse factuur heeft gemaakt, zal op het dagafschrift zijn of haar naam als de begunstigde staan. Een consequent uitgevoerde naam-nummercontrole is dus belangrijk.

Naam-nummercontrole

Valse facturen komen voor. Een sportvereniging in Stompwijk ontdekt bij een kostencontrole dat de penningmeester tienduizenden euro’s had verduisterd.

En de fraude van zeker 135.000 euro bij zv De Otters illustreert pijnlijk het belang van een goede ‘naam-nummercontrole’.

Dit artikel van drs. Maarten den Ouden RA is met toestemming overgenomen van Verenigingen & Stichtingen.

Please follow and like us:
error
Op de hoogte blijven? Meld je hier aan voor de nieuwsbrief!

Partners

SportStroom helpt clubs mede bij het financieren en de uitvoering van energiebesparende maatregelen. Maar ook bij het aanvragen van subsidies.Clubbier helpt sportclubs om een inkoopcollectief voor tapbier te startenDe gemeente Zeewolde als oneerlijke concurrent en jachthaven exploitant