Kascontrole van uw sportvereniging, hoe doe je dat?

De kascommissie van uw sportvereniging moet de jaarrekening controleren. Maar hoe voert u een goede kascontrole uit? En wat is het verschil tussen factuurcontrole en kostencontrole? Nuttige tips voor uw kascommissie want vertrouwen is goed maar de controle moet óók goed zijn.

Kascontrole van uw sportvereniging, hoe doe je dat?Deel 1: Factuurcontrole of kostencontrole?
Natuurlijk controleert de kascommissie tijdens een kascontrole de kosten die in de resultatenrekening staan (ook wel de exploitatierekening of de staat van baten en lasten genoemd). Eén van de controlepunten is of voor elke betaling een betalingsbewijs aanwezig is. Dat betekent dat het startpunt voor deze kascontrole niet de ordner met facturen (en andere ‘betalingsbewijzen’ zoals bonnetjes) moet zijn, maar ee kostenspecificatie.

Omgekeerde werkwijze
Want als er een factuur ontbreekt komt u daar niet achter door van elke factuur na te gaan of deze in de administratie is geboekt. U stuit pas op (eventueel) ontbrekende facturen door vanuit de administratie na te gaan of er voor elke boeking een factuur aanwezig is.
Tip: Deze werkwijze is dus precies de omgekeerde werkwijze van de manier waarop veel kascommissies nu controleren.

Kostenspecificatie
Het startpunt voor de kostencontrole is dus een specificatie van de kosten. Zo’n kostenspecificatie is niets anders dan een lijst waarop alle geboekte kosten staan, compleet met de betalingsdatum en een korte omschrijving. Meestal kan de penningmeester zo’n specificatie leveren door een print te maken van de geboekte kosten, gesorteerd op datum.
Tip: Een goede specificatie heeft een totaaltelling die overeenkomt met het in de resultatenrekening genoemde kostenbedrag!

Factuurcontrole
Een volgend punt om tijdens een kascontrole bij stil te staan is dat een factuur geen bewijs van betaling is. Er zijn immers ook facturen die niet betaald worden, bijvoorbeeld omdat de geleverde goederen aan de leverancier teruggestuurd zijn of omdat sprake is van een valse factuur die de penningmeester heeft opgemaakt om de kascommissie op een dwaalspoor te brengen.

De kascommissie moet dus niet alleen nagaan dat er voor elke kostenboeking op de kostenspecificatie een factuur is maar dat deze factuur ook daadwerkelijk betaald is. Dat kan eenvoudig door de dagafschriften van de bankrekening te raadplegen.
Tip: Controleer niet alleen óf betaald is maar ook of het rekeningnummer en leveranciersnaam op het dagafschrift overeenkomen met het rekeningnummer en de naam van de leverancier die op de factuur staan.

Valse factuur
Als er sprake is van een valse factuur verschillen de rekeningnummers en namen doorgaans. Als een penningmeester een valse factuur heeft gemaakt om zichzelf te verrijken, zal op het dagafschrift zijn of haar naam als de begunstigde staan. Een consequent uitgevoerde naam-nummercontrole is dus belangrijk.

Naam-nummercontrole
Valse facturen komen voor! Bij een kostencontrole bij een sportvereniging in Stompwijk werd in oktober ontdekt dat de penningmeester enkele tienduizenden euro’s had verduisterd. En de fraude van tenminste 135.000 euro bij zwemvereniging De Otters is een pijnlijke illustratie van het belang van een goede ‘naam-nummercontrole’ door de kascommissie. Dit artikel is van de hand van drs. Maarten den Ouden RA en met toestemming overgenomen van Verenigingen & Stichtingen.

    Op de hoogte blijven? Meld je hier aan voor de nieuwsbrief!

    Partners

    De gemeente Zeewolde als oneerlijke concurrent en jachthaven exploitant