Frauderisico op uw sportvereniging is te beperken

De meeste penningmeesters houden de zaken voor hun club goed op orde maar elke vrijwilligersorganisatie moet wel goede beheerafspraken maken om het frauderisico te beperken. Vereniging NOV geeft voor de zekerheid een overzicht van maatregelen om fraude tegen te gaan.

Via goede afspraken en procedures voor de omgang met, en het beheer van, de financiële middelen, is het frauderisico bij uw sportvereniging te beperken.Verleiding
Met het beheer van geld moeten sportclubs omzichtig te werk gaan. Degenen die dit geld bij elkaar brengen hebben recht op zorgvuldig beheer van hun financiële bijdrage. Vrijwilligers die met verenigingsgeld omgaan (zoals de penningmeester) moeten niet in de verleiding kunnen worden gebracht om zichzelf via fraude te verrijken. Dit frauderisico is te beperken.

Verantwoordelijkheid
Het bestuur is verantwoordelijk voor een deugdelijke financiële organisatie en de penningmeester moet volgens de afgesproken regels kunnen functioneren. Als er onvoldoende maatregelen zijn genomen om fraude te voorkomen, worden de bestuurders persoonlijk aansprakelijk gehouden, het frauderisico moet daarom maximaal worden beperkt.

Maatregelen
De hieronder aangegeven maatregelen 1 tot en met 4 zijn essentieel voor vrijwel elke vereniging. Zij beperken het frauderisico sterk maar elk bestuur moet afwegen welke combinatie van maatregelen in een specifieke clubsituatie nodig is.

Het is hoe dan ook van belang de maatregelen die het bestuur afspreekt, schriftelijk vast te leggen in een document ‘Organisatie van de financiën’. Laat dit document door elk bestuurslid ondertekenen en overweeg het ter bekrachtiging aan de ledenvergadering voor te leggen. Maatregelen om het frauderisico te beperken kunnen zijn:

  1. Streef ernaar om alle ontvangsten en betalingen per bank te laten plaatsvinden om daarmee de kans op diefstal te verkleinen. Geldverkeer via de bank wordt geregistreerd.
  2. Laat iemand uit het bestuur (ánders dan de penningmeester) maandelijks alle betalingen en geldopnamen controleren, aan de hand van de originele dagafschriften van alle bankrekeningen. Of bij internetbankieren door het online raadplegen van alle mutaties. De controleur krijgt daarbij toegang zonder zelf betalingen te kunnen verrichten.
  3. Controle door de kascommissie is wettelijk verplicht voor elke vereniging. Het bestuur stimuleert dat de kascommissie deskundig is. Zodra de leden van de kascommissie zijn benoemd, bespreekt het bestuur met hen de verwachtingen.
  4. Leg schriftelijk vast of en zo ja, welke vergoedingen bestuursleden mogen declareren en binnen welke termijn dat moet gebeuren. Het lenen van geld van de vereniging is nooit toegestaan!
  5. De penningmeester controleert onder meer of een schriftelijk fiat aanwezig is en/of de rekening/factuur in orde is. Daarna verricht hij de daadwerkelijke betaling en verwerkt deze in de clubadministratie. Eventueel laat de sportvereniging deze maatregel alleen gelden voor betalingen boven een bepaald bedrag.
  6. Omdat de penningsmeester voor betaling een fiat nodig heeft van een bestuurslid, is het handig om een frauderisico weg te nemen en het factuuradres bijvoorbeeld dat van de secretaris te laten zijn. Een voordeel is dat betalingsherinneringen ook bij anderen dan de penningmeester bekend.
  7. Banken denken graag mee om het frauderisico voor uw sportvereniging te beperken. Zij bieden daarom mogelijkheden om een dagmaximum voor over te boeken bedragen in te stellen of om voor bedragen boven een bepaald maximum altijd twee autorisaties nodig zijn. Het bestuurslid dat de bevoegdheid heeft om deze limieten in te stellen moet iemand anders zijn dan degene die de betalingen verricht.
  8. Als binnen uw organisatie toch met contant geld wordt gewerkt, zorg dan voor sluitende procedures.
    1. Stort bijvoorbeeld aan het einde van het jaar alle contante gelden af bij de bank zodat de kascommissie een goede controle kan uitvoeren.
    2. Beperk daarnaast de hoeveelheid geld in kas en spreek een maximumbedrag af. Stort boven dit bedrag altijd direct af.
    3. Laat bij collectes e.d. met een onzekere opbrengst altijd geld tellen door twee personen die de getelde bedragen noteren en daarvoor tekenen.
    4. Werk in uw kantine met een kassa, houd regelmatig inventarisaties en laat tussentijdse controles door de kascommissie uitvoeren.
    5. Zorg bij kaartjesverkoop voor genummerde kaartjes en controleer dagelijks de aansluiting tussen het aantal verkochte kaartjes en het ontvangen geld.
  9. Indien u een nieuwe penningmeester aanstelt, doet u dan navraag bij de organisaties waar hij of zij eerder werkzaam was of nog is. Vraag een VOG (Verklaring Omtrent Gedrag) aan op het screeningsprofiel ‘geld’.
  10. Vraag bij investeringen of andere grote uitgaven boven een bepaald bedrag, altijd een offerte aan bij ten minste drie verschillende aanbieders.
  11. Houd een administratie bij van alle bezittingen van uw vereniging en inventariseer periodiek of al deze bezittingen nog aanwezig zijn.
    Op de hoogte blijven? Meld je hier aan voor de nieuwsbrief!

    Partners

    SportStroom helpt clubs mede bij het financieren en de uitvoering van energiebesparende maatregelen. Maar ook bij het aanvragen van subsidies.Clubbier helpt sportclubs om een inkoopcollectief voor tapbier te startenDe gemeente Zeewolde als oneerlijke concurrent en jachthaven exploitant